L'automatisation des flux est essentielle pour rendre toute activité manufacturière pérenne, mais les résultats sont particulièrement spectaculaires dans la fabrication des imprimés. Un flux de production dans l'industrie graphique est envisagé comme un ensemble de règles, protocoles et processus documentés, répétables et contrôlables. Dans votre imprimerie, un grand nombre de flux de travail acheminent les commandes du front-office au back-office, puis à la production et à l'expédition. Chaque fois que vous vendez un produit ou un service, une ou plusieurs routines gèrent la vente, le devis, les contrats, l'administration, la réception, la préparation, la production, la livraison et le paiement.
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L'automatisation des flux est essentielle pour rendre toute activité manufacturière pérenne, mais les résultats sont particulièrement spectaculaires dans la fabrication des imprimés. Un flux de production dans l'industrie graphique est envisagé comme un ensemble de règles, protocoles et processus documentés, répétables et contrôlables. Dans votre imprimerie, un grand nombre de flux de travail acheminent les commandes du front-office au back-office, puis à la production et à l'expédition. Chaque fois que vous vendez un produit ou un service, une ou plusieurs routines gèrent la vente, le devis, les contrats, l'administration, la réception, la préparation, la production, la livraison et le paiement. À partir du moment où le client marque son accord sur l'achat d'imprimés et envoie la matière à l'atelier, jusqu'à ce que le travail fini lui soit livré, et que les dossiers de fabrication soient clôturés et transmis à la comptabilité, chaque étape présente un risque. Des goulets d'étranglement, qui coûtent du temps et rendent l'exécution plus complexe, peuvent survenir à tout moment et grignoter les marges. En permettant d'affiner et d'optimiser les flux de production, les outils d'automatisation améliorent l'efficience et la capacité de monter en charge, ce qui contribue à maintenir plus de revenus dans l'entreprise. Le marché de l'automatisation des flux de production est particulièrement vaste. Des outils spécifiques existent pour chaque imprimeur dans chacun des différents segments de l'industrie de l'impression. Prenez le temps d'analyser les logiciels disponibles pour ceux que vous desservez. Beaucoup d'outils sont conçus pour répondre aux besoins de technologies et produits multiples. Mais pour bien faire vos emplettes, il est essentiel d'avoir une bonne compréhension de votre flux de production actuel. Commencez par une auto-évaluation honnête en passant tous vos flux au crible. 1. Dressez la liste de vos flux de production et des flux adjacents. Si vous fabriquez divers produits, identifiez les flux utilisés pour chacun d'entre eux. Si vous avez déjà automatisé certains flux, notez-le dans la liste. 2. Qui est responsable de l'architecture de chacun des flux de production? 3. Qui a la responsabilité d'éliminer les goulets d'étranglement dans chaque flux de production? 4. Où sont les intersections entre flux de production? 5. Quelles sont les règles d'interaction entre la vente et la production? 6. Quelles sont les règles d'interaction entre le service clientèle et la production? 7. Qui est responsable de la communication avec les clients en cas de problème avec les fichiers entrants? 8. Comment les demandes de modification sont-elles gérées? 9. Comment les cycles d'épreuves et de validation sont-ils gérés et qui assure le suivi des validations du client? 10. Comment la comptabilité est-elle informée des frais supplémentaires et du coût total d'une commande? Peut-être souhaiterez-vous ajouter des éléments à votre liste d'évaluation. Relevez dans quels les domaines les goulets d'étranglement sont rares et où ils sont plus susceptibles de survenir. Soyez attentif autant aux individus dans les processus qu'aux technologies. Voyez si les éventuelles automatisations existantes fournissent encore les résultats escomptés. On distingue trois raisons fondamentales de consacrer du temps et de l'argent au déploiement et au réglage fin de processus automatisés: 1. Réduction du temps nécessaire à la prise en charge des travaux. Une recherche sur la manière de bien réceptionner les commandes, même dans un environnement web-to-print ou via un portail numérique, peut renvoyer des dizaines de livres blancs. Parcourez votre flux de production et examinez le chemin suivi par une série de travaux, à partir du moment de leur arrivée et tout au long des différents processus qui les conduisent en production. Notez la durée et le nombre d'étapes. Combien de boucles relevez-vous? Tout le monde suit-il les mêmes règles ou chacun fait-il à sa guise? 2. Réduction du temps nécessaire à la préparation des travaux. Quelle somme de temps et d'efforts consacrez-vous à mettre une commande en production? Combien de boucles, de retards et de tâches à refaire? Les erreurs et les malentendus grignotent votre marge - soyez donc attentif à vos moyennes. L'automatisation des flux peut être une mine d'or pour vous. 3. Réduction du temps passé en production. Votre méthode de production comporte non seulement une composante de temps, mais a aussi une dimension humaine liée à l'exécution de tâches. Comptez le nombre d'étapes manuelles dans ces tâches, ainsi que les boucles éventuelles qui font que leur exécution prend plus de temps. Combien d'outils sont utilisés officiellement, et combien de manière officieuse? En agissant sur ces trois réductions, vous générerez moins de déchets et manquerez moins de délais, et vous bénéficierez d'une production plus efficace assortie de meilleures marges. L'industrie de l'imprimerie s'efforce de réintroduire l'apprentissage et cherche des matières plus efficaces de former les nouveaux engagés et les salariés en transition professionnelle. Pendant ce temps, le personnel occupé à l'exécution des tâches occasionne des frictions dans le flux de production. Une exécution incohérente des tâches peut conduire à des reprises et à des retirages, des changements de spécifications non pris en compte et des insuffisances de facturation qui érodent les marges à cause d'une longue série d'incidents mineurs survenus en cours de production. Les individus sont inconstants. Ils peuvent être de formidables coéquipiers et des travailleurs enthousiastes, mais ce n'est pas pour autant qu'ils peuvent répéter les mêmes tâches au quotidien avec la même précision. Ce ne sont pas des robots, or c'est bien de cela dont vous avez besoin: des robots logiciels capables d'exécuter des tâches répétitives et contrôlables de manière prévisible et auditable. Servez-vous de vos données pour comprendre à quoi vos collaborateurs passent leur temps, combien de temps les tâches mettent à s'exécuter et combien de boucles elles opèrent. La plupart des imprimeries ne chronomètrent pas leurs équipes. Aussi pouvez-vous envisager un rapide coup de sonde auprès de vos collaborateurs en leur demandant ce qui, d'après eux, mange la plus grosse partie de leur journée et quelles sont leurs sources de frustrations. Comptez le nombre de points de contact sur un fichier à partir du moment où il arrive en production. Combien de temps le personnel passe-t-il à contrôler les stocks, corriger les erreurs révélées par le contrôle en amont, rechercher les éléments manquants et résoudre des questions de gestion des couleurs et de finition, en multipliant les e-mails, les SMS, les coups de téléphone et les échanges par messagerie instantanée. L'automatisation peut permettre de récupérer une grande partie de ce temps perdu, et libérer ainsi l'équipe pour des défis plus essentiels. Les papiers, films, vinyles, ainsi que tout l'éventail de supports spéciaux qu'une imprimerie doit avoir en stock, en ce compris les consommables intervenant dans le processus d'impression - comme les encres, les toners, les solvants et les produits nettoyants - sont également une source de frictions. L'automatisation peut toutefois lubrifier l'ensemble. Faites le point sur tout ce que vous gardez en stock et sur vos fréquences de réapprovisionnement. Si vous ne possédez pas de système de gestion des stocks, vous pouvez le faire manuellement dans un tableur. Identifiez les articles qui restent plus longtemps en stock que la moyenne et ceux qui ne font que passer. Si vous automatisez vos commandes sur la base des quantités de réapprovisionnement convenues et mettez à jour les marchandises reçues dans votre système de gestion des stocks, la gestion des matériaux devrait vous sembler plus facile. Allez même plus loin en intégrant la gestion des commandes et des marchandises reçues avec les systèmes qui vous servent à réaliser vos estimations et établir vos devis, afin de vous assurer que vous disposez des matières nécessaires à l'exécution d'un travail. Vous devriez constater au fil du temps que votre gestion des stocks devient plus efficace. Se préparer pour l'avenir requiert de veiller à l'efficacité et à l'optimisation de chaque processus. Les îlots d'automatisation liés par des processus manuels ne sont pas un exemplede bonnes pratiques. La voie à suivre est celle de l'optimisation de bout en bout. Appliquez la règle dite Ramper-Marcher-Courir (Crawl-Walk-Run). Si vous avez des îlots, commencez par passer en revue les outils d'automatisation et les processus manuels qui les relient. Qu'avez-vous comme solutions logicielles installées? Quelles sont vos possibilités d'étendre l'adoption et le déploiement d'outils que vous employez pour parvenir à une automatisation de A à Z? Répétez l'exercice pour les différentes étapes: prise en charge des commandes, prépresse, production et livraison. Par exemple, Anthony Thirlby, de Venn Holdings, a partagé ses données de productivité sur LinkedIn. 55% du cycle de vie d'un travail, dit-il, est mangé par des tâches d'estimation, d'administration et de planification. En vous concentrant sur ces zones dans votre phase Ramper, vous pouvez obtenir des résultats répétables, qui peuvent faire gagner de nombreuses minutes, voire des heures, dans la prise en charge des commandes entrantes - et au bout du compte, améliorer votre résultat net. Même si vous disposez d'un portail web-to-print ou d'une vitrine en ligne, prenez un peu de recul et demandez-vous s'ils apportent toujours le bénéfice escompté. Une mise au point ne serait-elle pas nécessaire? Si les travaux entrants passent sans heurt au prépresse puis à la production, c'est parfait. Mais s'il subsiste des boucles d'itération et des goulets d'étranglement, il est temps de revoir la manière dont vos outils sont configurés afin de les faire sauter. Si vous vous fiez toujours à un environnement manuel à base de dossiers actifs et d'échange d'e-mails pour réceptionner les commandes, le moment est venu d'arrêter les frais. Votre phase Ramper devrait intégrer l'élaboration d'un protocole de définition d'exigences et de spécifications visant à étayer l'acquisition et la mise en oeuvre d'un système automatisé de prise en charge des travaux entrants. Une prise en charge automatique des commandes entrantes fait gagner du temps, améliore la cohérence et l'efficacité, et laisse plus de temps au personnel pour se consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée. Une fois réglée la phase de réception des commandes, passez en phase Marcher avec l'automatisation de la gestion des validations des clients, de l'incorporation de ses demandes de changement et de la résolution des problèmes, puis bouclez la boucle. Assurez-vous que chaque commande est dûment facturée, y compris les modifications demandées. Vous pouvez aussi établir des règles en matière de ristournes. Et servez-vous de vos données de production pour garder vos tarifs à jour. Une fois tous les processus interconnectés et les données partagées, vous voilà prêt à Courir. La mise en place d'un processus de bout en bout peut prendre jusqu'à deux ans, mais chaque étape que vous automatisez vous rend plus efficace. Automatiser n'a rien de magique. L'automatisation résulte d'un plan bien défini et transparent. Elle doit être soutenue par la direction et l'encadrement. Elle est à la fois un art et une science. Elle exige de rassurer les salariés inquiets pour leur emploi. Elle demande de négocier sur un autre plan avec les fournisseurs de logiciels actuels. Mais si vous faites votre évaluation et que vous avez ces discussions, la réduction de gâche, les gains d'efficacité et la satisfaction de la clientèle qui ne manqueront pas d'en découler peuvent profondément changer la trajectoire de votre entreprise. Si vous avez besoin d'arguments pour en parler avec votre équipe, voici quelques raisons imparables de vous lancer dans l'automatisation. (1) Élimination des tâches manuelles et répétitives: l'automatisation permet un traitement plus rapide, réduit les délais et améliore l'efficacité globale en éliminant les tâches répétitives et en évitant les erreurs. (2) Échange des données entre applications: l'intégration des technologies numériques et des méthodes d'impression traditionnelles est la voie de l'avenir. Elle permet une incorporation transparente des logiciels de conception, des systèmes de gestion de contenus et des processus de flux pilotés par les données. (3) Collaboration facilitée: les règlements du travail diffèrent d'un pays à l'autre, mais l'économie globalisée nous permet de vendre des imprimés partout dans le monde. L'automatisation associée aux solutions de flux dématérialisées permet une communication plus efficace, des cycles de validation plus rapides et des délais de livraison réduits. (4) Réduction des déchets: la détection des inefficacités et leur éradication du flux de production évitent de devoir réimprimer un travail à cause d'erreurs de production. L'exploitation des données fournisseurs et l'intégration des processus d'entreprise et des flux de production permettent de réduire les déchets grâce à une meilleure gestion des stocks. La capacité d'imprimer à la demande et en quantités réduites évite les excédents de stock et le gaspillage découlant de matériaux périmés ou inutilisés. L'automatisation du flux de production de l'imprimé fait gagner en efficacité et en qualité et autorise plus de flexibilité dans la planification. L'entreprise en retire une capacité accrue, découlant d'une meilleure efficience, et peut dégager une plus forte marge sur chaque travail. L'automatisation et la gestion de l'automatisation peuvent aider les imprimeries à s'adapter aux exigences changeantes de leurs clients, à intégrer les processus numériques, à accroître leur efficacité, à réduire leurs coûts et à offrir une meilleure expérience globale. Les flux d'impression optimisés qui en résultent sont essentiels pour rester concurrentiel à l'ère du numérique tout en continuant de valoriser les avantages uniques et les qualités tangibles de l'imprimé.