La frontière s'affine entre MIS et workflow

Il est loin le temps où le MIS n'était guère davantage qu'un système perfectionné de gestion des devis et de la clientèle. S'il n'était pas rare à l'époque de devoir attendre la fin de l'année pour faire le bilan des coûts et bénéfices, la direction de l'entreprise peut aujourd'hui en suivre la situation heure par heure. Fini de devoir réencoder à l'infini les informations des bons de commande et des dossiers de fabrication. L'information est centralisée et en permanence disponible partout où cela est nécessaire. Ce qui ne veut pas dire, loin de là, que toutes les possibilités soient exploitées au maximum. Le MIS prend de plus en plus souvent l'initiative dans la production. Dataline, éditeur de MIS, a ainsi développé MultiFlow, une application qui déclenche automatiquement l'exécution d'actions sur la base de règles préétablies. Par exemple, un e-mail accompagné d'un PDF en pièce jointe est automatiquement transmis et soumis au logiciel de contrôle en amont. Le MIS va ainsi au-delà du rôle de simple gestionnaire de l'information La demande évolue dans le sens d'une intégration plus poussée du MIS, dit Christoph Krohn, Product Director chez Dataline: "Le flux prépresse est désormais en ordre chez la plupart des gens. Il s'agit à présent d'y connecter et intégrer les autres processus opérationnels. Voilà bien longtemps que nous nous occupons d'intégration et d'automatisation ainsi que de mise en place de liaisons JDF/JMF et d'API, avec les prestataires logistiques, l'e-business, les systèmes financiers... Plus toutes les autres choses que nous continuons de développer. Nous automatisons toutes sortes de composantes issues de l'administration et rendons ainsi le travail nettement plus simple et moins propice aux erreurs." Les entreprises proposent toujours plus de services différents, ce qui complique l'automatisation. Ce qui ne veut toutefois pas dire qu'elles doivent effectivement disposer de toute la technique nécessaire en interne. Le MIS joue un rôle important dans l'échange ou même le couplage de l'information avec les partenaires. Krohn: "Nous pouvons effectuer les calculs pour toutes les techniques usuelles dans MultiPress: et ce aussi bien l'offset que l'impression numérique ou la production de signalétique. Nous travaillons aussi avec les techniques de finition, comme la découpe, le pelliculage ou la pose d'ourlets. Le flux de production hybride est en outre extrêmement important pour nous. Nous faisons en sorte que la décision de produire - soit en offset, soit en numérique - puisse être prise sur la foi du devis. On peut ainsi montrer les prix des deux fabrications au client, puis seulement alors se décider pour l'une ou l'autre technique." Au vu du nombre croissant de variables intervenant dans la conduite opérationnelle, il est intéressant d'avoir plusieurs scénarios de production sous la main. MultiFlow automatise et organise différentes étapes au sein du flux MultiPress, explique Krohn. Les utilisateurs établissent des liens entre les différentes applications de manière à en déclencher automatiquement l'exécution. Élaborer un flux de production est relativement simple. En procédant par cliquer-glisser, on crée un schéma fonctionnel dans lequel les applications - également de tierces parties - sont reliées par des lignes. On peut ainsi faire en sorte, par exemple, que les formes imprimantes validées soit introduites dans la file d'attente de l'unité de photogravure directement après l'imposition. Le système évite les manipulations répétitives et élimine les erreurs. Outre MultiFlow, il y a aussi à présent la connexion avec Enfocus Switch. Son modus operandi est similaire à celui de MultiFlow, si ce n'est que la fonctionnalité est plus vaste. Krohn: "La liaison de MultiPress avec Switch est très demandée. Elle permet, par exemple, d'automatiser le contrôle en amont et l'épreuvage numérique, mais cela va encore beaucoup plus loin. On peut synchroniser avec les données du CRM, faire suivre les données de commande et établir des connexions avec une application tierce. La réservation ou la commande automatiques de matériaux font également partie des possibilités. Toutes les données stockées dans MultiPress peuvent ainsi être exploitées par toute application couplée à Switch." Krohn s'attend à l'avenir à ce que MultiPress établisse un nombre croissant de connexions avec le workflow, aussi bien en front qu'en back-office. "Nous avons un système ouvert. Et les clients en récoltent aujourd'hui les fruits." Le système Switch d'Enfocus s'est forgé au fil des ans une solide réputation de solution flexible dédiée à la connexion de différentes applications. L'utilisateur élabore un "flux" qui automatise les manipulations répétitives. Voici quelques années, Switch s'est doté d'une "appstore", où les développeurs peuvent proposer des applications spécifiques, que les utilisateurs pourront à leur tour incorporer dans un flux. L'Appstore Enfocus compte aujourd'hui plus de 140 applis, et ce chiffre augmente chaque semaine, dit Freddy Pieters, Solution Architect chez Enfocus. Pieters: "Je réponds régulièrement à des questions d'utilisateurs. Parfois, la solution est toute trouvée car il existe une appli qui résout le problème." Il en existe une aussi pour la connexion avec MultiPress. Pieters: "Ce n'est pas à nous de déterminer où le MIS commence et où le flux de production s'arrête. C'est aux utilisateurs. La plupart du temps, ils automatisent de petits travaux dans une phase initiale. Ensuite, cela prend toujours plus d'ampleur." Pieters fait une démonstration de l'appli MultiPress, en montrant comment elle interroge le MIS pour obtenir des informations spécifiques. "L'appli MultiPress a été élargie. Il en existe deux versions: une light gratuite, et une payante offrant davantage de fonctionnalités. On peut aller récupérer des informations dans MultiPress et, inversement, Switch peut en renvoyer à MultiPress." Une connexion avec le MIS peut être établie à partir de Switch, sans recourir à une appli. Un élément HTTP générique est disponible à cette fin. Il permet à l'utilisateur de programmer toutes sortes de tâches. Pieters: "Les paramètres sont décrits dans la documentation de l'API, mais celle-ci fait facilement plus de cent pages. L'avantage avec les applis, c'est que tout est fourni prêt à l'emploi. L'utilisateur n'a pas à rechercher lui-même tous les paramètres." Au niveau technique, les actions automatisées sont déclenchées au sein du flux via une communication HTTPS avec des "webhooks". Pieters: "La tendance est unanime: tout évolue dans le sens d'API REST. On s'en sert pour interroger un système. Par exemple: je souhaiterais des informations sur un numéro de travail. On utilise ensuite cette info pour automatiser." Steven Nuyt, head of product chez Enfocus, voit que les entreprises qui reçoivent beaucoup de commandes d'impression numérique développent un flux séparé pour chaque type de travail. Nuyt: "Les tirages en numérique sont tellement petits qu'il n'est pas rentable de consacrer une demi-heure à une commande. S'il n'existe pas encore un flux approprié pour une commande entrante, on le crée directement pour qu'il puisse être sélectionné automatiquement la prochaine fois. C'est un état d'esprit." Pieters prend l'exemple de l'appli de Cloudprinter, intermédiaire actif dans l'impression en ligne. Pieters: "Quelqu'un passe commande chez Cloudprinter, et là, on décide sur la base d'un algorithme quelle entreprise va la produire. Le service web de Cloudprinter envoie un signal à Switch. La commande est réceptionnée, en ce compris toutes les informations afférentes. Et des signaux avec des mises à jour d'état retournent vers Cloudprinter." Dans la pratique, Switch est essentiellement utilisé pour des flux automatiques de contrôle en amont et toutes sortes d'applications de prépresse. Les possibilités sont toutefois multiples, dit Pieters: "Nous l'utilisons nous-mêmes chez Enfocus pour automatiser une kyrielle de tâches administratives." Nuyt: "En fait, Switch peut être utilisé partout où des fichiers doivent être traités. On pense, par exemple, à des compagnies d'assurances, à des cabinets d'avocats ou à la grande distribution." L'industrie de la signalétique est considérée comme une opportunité pour l'automatisation des flux de production. Pieters: "La nécessité d'automatiser n'y est pas toujours bien perçue. D'un côté, beaucoup sont de petites entreprises, où l'on pense qu'investir dans du logiciel n'en vaut pas la peine. Et de l'autre, il y a aussi le sentiment que chaque travail est différent. Et que donc, automatiser n'aurait aucun sens. Nous ne sommes pas d'accord. Que tout ne soit pas entièrement automatique, nous le comprenons. Mais ne rien automatiser du tout, c'est d'un autre temps."