Gagnez de l'argent avec votre flux de production

Vous parlez avec vos clients pour vous faire une meilleure idée de leurs attentes et vous prenez leur commande en main - au prépresse ou à une autre étape de la production - pour contrôler si le résultat correspond. Chaque conversation, chaque manipulation, a toutefois un impact financier direct. Vous faites peut-être confiance à des logiciels de gestion de flux de production pour fluidifier le processus, mais beaucoup utilisent encore des feuilles de calcul, des tableaux blancs et des post-it pour récolter et communiquer l'information relative aux en-cours. C'est humain, mais sachez que plus vous palabrez et intervenez dans un flux, moins vous gagnez d'argent sur un travail. Le flux de production devrait constituer l'infrastructure pensée pour vous permettre d'abattre le plus de besogne au moindre coût - mais avec le temps, les solutions mises en place pour répondre à un ensemble spécifique de besoins, de types de travaux et de clients finissent par s'émousser. Des collaborateurs bien intentionnés ajoutent des étapes, en contournent d'autres, créent des feuilles de calcul pour assurer le suivi d'aspects non pris en compte par le logiciel, etc. Tant et si bien que votre flux de production finit par devenir une succession non documentée et inefficace d'étapes déconnectées les unes des autres. Comment se rendre compte que votre flux ne s'écoule plus tel un long fleuve tranquille, mais se perd en un enchevêtrement de boucles et de méandres? Commencez par jeter un rapide coup d'oeil sur ce que vous avez, puis mettez-vous en quête des solutions innovantes susceptibles de vous aider à gagner en efficience. Le workflow n'a jamais été le sujet de conversation favori des imprimeurs. Certains considèrent le logiciel de gestion de flux de production comme un mal nécessaire. Les critiques qui s'élèvent vont des difficultés d'installation et de paramétrage à des interfaces utilisateurs trop compliquées, fastidieuses à comprendre. Avec d'ailleurs un fond de vérité car souvent le logiciel a été mis au point pour répondre aux besoins d'une configuration d'atelier spécifique avant d'être commercialisé plus largement sur le marché général de l'imprimerie. Si l'on ajoute à cela les changements survenus dans la production imprimée depuis une décennie, la probabilité que le système de flux installé colle parfaitement aux travaux à effectuer aujourd'hui est particulièrement mince. La présence de quelques symptômes communs est souvent révélatrice qu'un flux de production n'est pas synchrone avec le mix de commandes actuel: 1. Difficulté à introduire, mettre en production et sortir un grand nombre de petites commandes de courts tirages afin de pouvoir les facturer 2. Augmentation du nombre d'heures supplémentaires qui grignotent les marges 3. Solutions d'automatisation impliquant encore des interventions manuelles - persistance d'îlots d'automatisation 4. Logiciels installés mais jamais utilisés 5. Coexistence de plusieurs processus pour une même fonction - parfois l'héritage de fusions-absorptions La moindre de ces situations en soi vous coûterait déjà du temps et de l'argent. Mais lorsqu'elles s'accumulent, c'est votre rentabilité même qui est mise en péril. Ces situations ne se corrigent malheureusement pas d'elles-mêmes avec le temps, et essayer d'ajouter une couche logicielle par-dessus un flux de production déjà bancal ne fait qu'entraîner des coûts supplémentaires sans rien régler aux problèmes sous-jacents. Donc, avant de signer le chèque pour une nouvelle solution de flux de production, procédez à une auto-évaluation. Cette analyse va débuter par une promenade à travers l'entreprise, au fil de votre flux. La plupart des experts en workflow recommandent cette bonne pratique comme un point de départ du cheminement vers l'excellence opérationnelle. Identifiez d'abord au tableau le type de travaux que vous réalisez. Poursuivez en dressant la liste de vos équipements et logiciels. Si vous avez des listes d'immobilisations, commencez par là - mais soyez prêt à y apporter des modifications. L'étape suivante va consister à localiser le point où vous commencez à travailler sur une commande. Certaines organisations disposent de solutions web-to-print (achetées ou réalisées sur mesure), tandis que d'autres prennent encore les commandes par téléphone, ou par l'intermédiaire de leurs commerciaux ou de courtiers. Peut-être employez-vous vous-même tous ces points de réception. Il se peut aussi que vous soyez en fait desservi par plusieurs solutions web-to-print et canaux d'entrée différents, selon le commercial ou le courtier avec lequel vous travaillez. Notez de quelle manière les commandes vous parviennent, car les études sectorielles voient dans leur prise en charge l'un des aspects les plus disruptifs. C'est particulièrement le cas pour les entreprises qui, de concert avec leurs clients, ont opéré la transition de commandes statiques à longs tirages, récurrentes sur une base annuelle, vers des petits travaux comportant davantage de variabilité. Une fois que vous avez identifié les canaux via lesquels les commandes parviennent à l'atelier, accompagnez les différents types de travaux au fil de leur exécution. Comptez le nombre de coups de fil nécessaires pour clarifier ou confirmer les spécifications avec le client, choisir les supports ou adapter les modalités de livraison. Déterminez combien de travaux sont rejetés au prépresse ou au contrôle en amont à cause d'éléments manquants. Tout le monde utilise-t-il les solutions de flux installées, ou les feuilles de calcul et les calepins personnels donnent-ils la vraie mesure de la progression de la commande? Examinez le planning et comptez le nombre de reprises. Avez-vous des imprimés immobilisés en attendant de passer en finition? Si vous disposez de tableaux de bord électroniques, dans quelle mesure leurs indicateurs rejoignent-ils ce que vous avez constaté pendant votre tournée de l'entreprise? Notez tout ce que vous voyez. Retournez à présent à votre liste d'immobilisations et comparez les logiciels installés avec l'utilisation effective qui en est faite. Avez-vous des progiciels inutilisés dont vous payez encore la maintenance? Des économies sont à faire à ce niveau. Examinez chacun des outils en place et voyez comment ils sont exploités et en quoi ils aident à faire progresser le flux des travaux. Fort de cette vue d'ensemble actualisée de votre flux de production, vous allez pouvoir passer en revue les tendances et les nouvelles technologies susceptibles de vous aider à éliminer les inefficiences et vous faire gagner de l'argent. Des solutions centrées sur les données telles que les promeut l'Industrie 4.0 aux orientations plates-formes et framework d'un ensemble croissant d'options SaaS (Software-as-a-Service), la possibilité de recréer votre flux de production est à votre portée. Depuis la drupa 2016, l'industrie a vu des solutions de flux bien établies se réoutiller pour pouvoir tirer parti de l'informatique dématérialisée (Cloud), des modèles d'abonnement (aussi bien pour les livraisons que pour les paiements) et de la compatibilité avec une série de nouvelles plates-formes mises au point pour permettre à un architecte de créer un flux de production sur mesure par simple branchement d'outils dans des plates-formes et des frameworks. Les plates-formes, en tant que méthodes permettant de faire collaborer les logiciels les plus disparates au sein d'un même flux de production, offrent plusieurs avantages distincts. Enfocus Switch, par exemple, reconnaît plus de 70 applications disponibles pour l'intégration. De CloudPrinter à des générateurs d'écriture manuelle, en passant par des outils PDF et des applications de traitement de métadonnées, la plate-forme Switch permet à un architecte d'optimiser de vastes pans du flux de production par simple assemblage d'outils. HP propose une approche comparable avec sa plate-forme PrintOS, présentée à la drupa 2016 et qui continue de s'étendre grâce aux nouvelles solutions ajoutées régulièrement sur la place de marché PrintOS. Une caractéristique de ces plates-formes est que les applications utilisent des API (interfaces de programmation) bien définies pour l'intégration, ce qui offre la possibilité d'essayer un outil sous toutes ses coutures avant de l'adopter. On peut s'attendre à des lancements de nouvelles plates-formes par les principaux éditeurs de logiciels de flux ainsi qu'à des annonces de plug-ins d'outils bien établis pour les plates-formes existantes. Ryan McAbee, Director Production Workflow chez Keypoint Intelligence, à propos des plates-formes: "Le besoin des plates-formes de flux ne va faire que s'intensifier au fur et à mesure que l'industrie va converger et que des segments encore fortement analogiques, comme l'emballage, vont poursuivre leur transformation numérique. Tous les types d'application, indépendamment du procédé d'impression final, ont besoin d'étapes de flux clairement définies, du contrôle en amont jusqu'à la gestion de la couleur. Les plates-formes de flux de production viennent dès lors bien à point pour soutenir l'évolution des besoins de l'industrie graphique en lui permettant de tirer parti des meilleurs composants pour mettre en place un flux universel pouvant traiter et acheminer les commandes de manière intelligente au sein d'un système unique." Les imprimeurs de production devraient aussi être attentifs au monde émergent des nouvelles plates-formes de personnalisation de l'imprimé qui fédèrent acheteurs et prestataires. Des entreprises telles que Cimpress, Cloudprinter, Gelato et InkRouter ont développé des plates-formes réseaux mondiales qui facilitent l'accès aux pourvoyeurs d'imprimés aux capacités les plus diverses et aux lieux de livraison les plus reculés. De quoi étendre considérablement le périmètre de tout imprimeur. Si vous n'êtes pas encore prêt pour une plate-forme, jetez votre dévolu sur les outils et suites logicielles pouvant déjà être intégrés dans votre environnement existant. Ceux-ci permettront de capturer les données relatives aux travaux en n'importe quel point du flux et de relayer cette information vers des tableaux de bord destinés non seulement à l'atelier mais aussi au management. Il est essentiel, dans une imprimerie moderne, de pouvoir identifier chacun des coûts associés à chaque commande afin de s'assurer qu'elle permet bien de dégager de la marge. Venez à la drupa 2021 avec votre liste d'emplettes et passez autant de temps avec les éditeurs de logiciels indépendants qu'avec les fabricants de matériel. Posez des questions sur la capacité d'évolution du système au gré votre croissance, et prenez surtout bien soin de passer en revue les éventuelles études de cas disponibles. Les quelques minutes que vous consacrerez à leur lecture peuvent se révéler précieuses. Un flux de production bien conçu intègre uniquement les outils nécessaires, et il capture et fournit les données utiles à la production et aux tableaux de bord opérationnels. Il doit en outre pouvoir être étendu ou réduit au fil du temps de manière à pouvoir intégrer de nouvelles lignes de produits ou des techniques d'impression ou de finition à la pointe de l'excellence. Il met en place l'infrastructure qui évite les coûts superflus, les points de contact improductifs et les interventions inutiles. Dans le rapport InfoTrends " European Software Investment Outlook" de 2019, le flux de production était identifié comme le poste de coûts (1,4 million d'euros) le plus négligé. Le but doit être de le transformer en centre de profits en gérant de manière proactive les activités de prépresse et la manière dont les commandes sont vendues et les fichiers réceptionnés. L'analyse de votre flux de production doit vous aider à déterminer combien il vous en coûte réellement de rentrer une commande, car là est le poste de coûts le plus élevé de l'ensemble du processus. D'autres études identifient la prise en charge du travail, c'est-à-dire le processus consistant à acheminer la commande du point de vente jusqu'au point d'impression, comme un élément clé à examiner dans la recherche de potentialités d'optimisation. Si vous disposez de plusieurs portails (web-to-print et autres systèmes de réception de fichiers), le moment est venu de les consolider en un seul système évolutif et sécurisé. Si les travaux arrivent par e-mail ou FTP, cette étape est plus difficile à automatiser. Les meilleures solutions sont celles qui font en sorte que les clients puissent envoyer leurs fichiers facilement et prévoient des options automatiques qui vérifient le contenu, exécutent les contrôles en amont et s'assurent que tous les paramètres prescrits pour le travail ont été introduits. Rien que cela peut déjà vous faire gagner des heures. Des solutions plus sophistiquées encore sont capables d'acheminer les travaux sur la base de règles métiers que vous définissez vous-même. De quoi là aussi libérer de la main-d'oeuvre pour d'autres tâches. N'oubliez pas que chacune de ces solutions va nécessiter une compréhension fine de vos processus de travail et qu'elle prendra du temps à mettre en oeuvre et à paramétrer. Mais une fois celle-ci en place, les économies vont suivre. Et c'est ainsi que vous allez gagner de l'argent avec votre flux de production: en éliminant les coûts qui n'ont pas de raison d'être. Procédez de la même manière pour vos solutions MIS et ERP, vos systèmes de gestion des validations, ainsi que la connectivité avec les plates-formes d'entreprise dédiées à la facturation et au suivi des paiements. L'intérêt de la drupa est que tous les pourvoyeurs de solutions y sont présents. Dans votre planning de visite du salon, réservez au moins une journée pour discuter avec les éditeurs de logiciels. Exposez-leur vos problèmes et ne craignez pas de leur expliquer les points de friction de votre flux de production. Ces fournisseurs ont déjà tout entendu et ils ont certainement des idées pour faire de votre workflow l'assise d'une réussite financière durable.